Kasa fiskalna to urządzenie służące do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych. W 2025 roku przepisy określają, w jakich przypadkach kasa jest obowiązkowa, kto może skorzystać ze zwolnienia i jakie zasady dotyczą kas fiskalnych online. Jakie są limity? Kogo obowiązuje kasa niezależnie od obrotu? Wyjaśniamy.
Czym jest kasa fiskalna i kogo obowiązuje?
Kasa fiskalna służy do rejestracji sprzedaży towarów i usług na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- rolników ryczałtowych.
Jeśli Twoja działalność obejmuje taki typ sprzedaży, najprawdopodobniej dotyczy Cię obowiązek posiadania kasy fiskalnej – chyba że spełniasz warunki zwolnienia.
Kasa fiskalna – od jakiej kwoty trzeba ją mieć?
W 2025 roku limit obrotów, którego przekroczenie oznacza obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, wynosi 20 000 zł netto rocznie. Dla firm rozpoczynających działalność w trakcie roku, limit oblicza się proporcjonalnie.
Przykład:
Działalność od 1 lipca? Limit wyniesie 10 000 zł netto.
Po przekroczeniu limitu, kasę należy zainstalować w ciągu dwóch miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie.
Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną niezależnie od limitu?
Niektóre branże objęte są bezwzględnym obowiązkiem kasy fiskalnej, bez względu na wysokość obrotu. W 2025 roku dotyczy to m.in.:
- sprzedaży alkoholu, papierosów, perfum,
- sprzedaży części motoryzacyjnych i paliw,
- usług gastronomicznych,
- usług fryzjerskich i kosmetycznych,
- usług naprawczych, budowlanych i doradztwa podatkowego,
- sprzedaży e-papierosów i produktów konopnych (od 1 lipca 2025),
- sprzedaży węgla (od 1 lipca 2025),
- usług parkingowych i biletomatów (od 1 kwietnia 2026),
- automatów vendingowych (od 1 kwietnia 2027).
W powyższych przypadkach kasa musi być stosowana od początku świadczenia usług lub sprzedaży.
Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej
Można uniknąć obowiązku posiadania kasy fiskalnej, jeśli spełnione są łącznie dwa warunki:
- sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczyła 20 000 zł netto, oraz
- firma nie prowadzi działalności objętej bezwzględnym obowiązkiem
Możliwe jest też zwolnienie, jeśli cała sprzedaż odbywa się na odległość i jest opłacana przelewem, z możliwością jednoznacznego powiązania płatności z usługą lub towarem.
Kasy fiskalne online – nowy standard w ewidencji
Od 2025 roku w wielu branżach obowiązuje stosowanie wyłącznie kas fiskalnych online – urządzeń przesyłających dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas.
Obowiązek dotyczy m.in. przedsiębiorców świadczących:
- usługi gastronomiczne,
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne,
- usługi budowlane i naprawcze,
- usługi doradztwa podatkowego.
Ulga na zakup kasy online
Zakup kasy online uprawnia do ulgi podatkowej: 90% wartości netto kasy, nie więcej niż 700 zł.
Podsumowanie – czy kasa fiskalna jest obowiązkowa?
Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną?
- Gdy sprzedaż na rzecz osób fizycznych przekroczy 20 000 zł
- Gdy działalność znajduje się w wykazie branż objętych obowiązkiem niezależnie od obrotu.
- Gdy obowiązują przepisy dotyczące kas fiskalnych online.
Aby uniknąć sankcji i zachować zgodność z przepisami, warto na bieżąco kontrolować obroty i charakter prowadzonej działalności.
Masz pytania? Skontaktuj się z naszym zespołem – pomożemy ustalić, czy obowiązek kasy fiskalnej dotyczy również Twojej firmy.
