Już wkrótce niemal każdy przedsiębiorca będzie musiał rozliczać się w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ministerstwo Finansów wprowadza ten obowiązek etapami, a ostateczny termin objęcia wszystkich firm systemem to 1 kwietnia 2026 r. Choć do tej daty pozostało jeszcze trochę czasu, warto przygotować się odpowiednio wcześniej – zarówno pod kątem technicznym, jak i organizacyjnym.
Kiedy obowiązek KSeF wejdzie w życie?
Wdrożenie KSeF będzie przebiegało w trzech etapach:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie największe przedsiębiorstwa, czyli te, które osiągają obrót powyżej 200 mln zł rocznie.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – system stanie się obowiązkowy dla większości firm.
- Od 1 stycznia 2027 r. – do KSeF dołączą najmniejsze przedsiębiorstwa, których faktury nie przekraczają 450 zł, a łączna miesięczna sprzedaż nie jest wyższa niż 10 tys. zł.
Co oznacza to w praktyce?
Od lutego 2026 r. firmy będą musiały pobierać faktury w systemie KSeF od największych kontrahentów. Dlatego już teraz warto przygotować swoją organizację do nadchodzących zmian.
Oto najważniejsze kroki, które warto podjąć:
- Sprawdź i przygotuj swoje oprogramowanie.
Skontaktuj się z dostawcą programu finansowo-księgowego i upewnij się, że jest on zintegrowany z KSeF. Jeśli nie – rozważ aktualizację lub zmianę oprogramowania. Można też skorzystać z narzędzi Ministerstwa Finansów.
- Wyznacz osoby upoważnione do obsługi KSeF.
System wymaga uwierzytelnienia i autoryzacji użytkownika. Upoważnić można zarówno pracowników, jak i zewnętrzne biuro rachunkowe. Dopiero po zalogowaniu będzie można wystawiać, odbierać i przeglądać faktury.
- Zadbaj o szkolenie personelu.
Obsługa KSeF różni się od tradycyjnego fakturowania. Warto wcześniej przeszkolić pracowników z zasad działania systemu, aby uniknąć błędów i opóźnień w obiegu dokumentów.
Jak działa e-Faktura w KSeF?
W nowym systemie faktura będzie miała ustrukturyzowany format XML, zgodny ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów. Po przesłaniu do systemu:
- otrzyma unikalny numer identyfikacyjny,
- zostanie udostępniona odbiorcy (podatnikowi posiadającemu NIP),
- będzie archiwizowana w systemie przez 10 lat.
Nie będzie potrzeby wysyłania faktur e-mailem ani ich drukowania (z wyjątkiem określonych sytuacji). Co więcej, faktura w KSeF nie może „zginąć” czy zostać zniszczona – co znacznie ułatwi kontrolę dokumentów i ich historię.
Wprowadzenie KSeF przez Ministerstwo Finansów ma na celu ograniczenie nadużyć, ujednolicenie procesu fakturowania i przyspieszenie obiegu dokumentów między kontrahentami.
Podsumowanie: przygotuj firmę już dziś
Wprowadzenie KSeF to duża zmiana, ale też szansa na usprawnienie procesów księgowych i większe bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Aby uniknąć problemów w 2026 r., warto przygotować firmę już teraz.
Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w przygotowaniach do wdrożenia KSeF. Organizujemy szkolenia grupowe i indywidualne – również z możliwością dojazdu do klienta. Prowadzimy także doraźne konsultacje w kwestiach problematycznych oraz pomagamy w praktycznym dostosowaniu procedur księgowych i organizacyjnych do nowych wymogów.
