Faktura jest najczęściej spotykanym dokumentem, ewidencjonującym sprzedaż. Najczęściej fakturę wystawia podmiot, który dokonał dostawy towaru lub zakończył świadczenie usługi. Jednak w polskim systemie gospodarczym przewidziano wyjątki od tej zasady – w niektórych przypadkach nie sprzedawca, tylko nabywca jest uprawniony do wystawienia faktury na rzecz sprzedawcy.
Czym jest samofakturowanie w KSeF?
Art. 106d ust. 1 ustawy o VAT mówi, że nabywca może w imieniu sprzedawcy wystawić fakturę: – dokumentującą dokonanie sprzedaży na rzecz nabywcy (fakturę pierwotną),
- fakturę korygującą.
Z dniem wejścia w życie powszechnego obowiązku e-fakturowania poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mechanizm samofakturowania, nadal znajduje zastosowanie. Odpowiedź jest twierdząca – samofakturowanie pozostaje w pełni zgodne z przepisami, jednak wprowadzenie KSeF nałożyło na strony transakcji dodatkowe wymogi formalne i techniczne.
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, nabywca towarów lub usług może wystawić fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy, pod warunkiem uprzedniego zawarcia stosownej umowy pomiędzy stronami. Umowa o samofakturowaniu powinna precyzyjnie określać procedurę zatwierdzania faktur, w tym terminy i formę akceptacji, co pozwala uniknąć późniejszych sporów co do treści dokumentu.
Uprawnienia do wystawiania e-faktur w KSeF
Skuteczne wystawienie e-faktury przez nabywcę wymaga nadania mu przez sprzedawcę odpowiednich uprawnień w Module Uprawnień KSeF. Sprzedawca może przy tym zezwolić nabywcy na dalsze delegowanie tych kompetencji (np. na pracowników biura rachunkowego), co warto uwzględnić w konfiguracji ról systemowych.
Akceptacja faktury w procedurze samofakturowania
Kluczowym elementem pozostaje procedura akceptacji faktury. Zatwierdzenie treści dokumentu przez sprzedawcę musi nastąpić poza systemem KSeF, przed jego wysłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur. Strony mogą uzgodnić w umowie formę akceptacji – od wyraźnego potwierdzenia (np. drogą mailową) po akceptację milczącą (brak zgłoszenia sprzeciwu w określonym terminie). Istotne jest, aby akceptacja dotyczyła finalnej treści dokumentu, gdyż system KSeF nie przewiduje trybu „roboczego”. Należy przy tym pamiętać, że datą wystawienia faktury jest moment jej poprawnej wysyłki do systemu. Zbyt długa procedura akceptacji „poza systemem” może doprowadzić do wystawienia faktury w innym okresie rozliczeniowym, niż pierwotnie planowano, co bezpośrednio wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy.
Jak oznaczyć samofakturowanie w strukturze FA(3)?
W strukturze faktury ustrukturyzowanej FA(3) samofakturowanie jest wyraźnie oznaczane poprzez:
– wypełnienie pola P_17 wartością „1” (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT),
– umieszczenie danych sprzedawcy w sekcji Podmiot1,
– umieszczenie danych nabywcy (wystawcy faktury) w sekcji Podmiot2,
– obligatoryjne wskazanie w treści faktury sformułowania „samofakturowanie”.
Po nadaniu uprawnień i uzyskaniu akceptacji nabywca przygotowuje fakturę w formacie XML i przekazuje ją do KSeF. System nadaje jej numer, a dokument staje się dostępny dla obu stron w ramach ich kont w KSeF.
Należy pamiętać, że samofakturowanie w KSeF dotyczy wyłącznie podmiotów z polską siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności (polski NIP).
Główne korzyści dla biznesu:
- Niezależność nabywcy: Możliwość wystawienia faktury natychmiast po zrealizowaniu dostawy (np. po zważeniu towaru), co pozwala na szybsze odliczenie VAT i zamknięcie miesiąca.
- Automatyzacja: Brak konieczności ręcznego wprowadzania danych z faktur od kontrahenta do systemu księgowego.
- Redukcja kosztów: Sprzedawca zostaje odciążony z procesów administracyjnych związanych z fakturowaniem masowym.
Ryzyka związane z samofakturowaniem e-faktur
Potencjalne ryzyka:
- Nieodwołalność faktury: Raz wysłana faktura do KSeF nie może zostać usunięta. Błędy w procesie akceptacji wymagają wystawienia korekty, co komplikuje rozliczenia.
- Zależność technologiczna: Cofnięcie uprawnień przez sprzedawcę w systemie KSeF (np. w wyniku sporu handlowego) może z dnia na dzień zablokować nabywcy możliwość dokumentowania zakupów.
- Ryzyko niedotrzymania terminów: Opóźnienia w przesłaniu zaakceptowanego pliku XML do KSeF mogą generować sankcje za nieterminowe wystawienie faktur.
Podsumowanie
Samofakturowanie w KSeF to proces wymagający ścisłej korelacji między zapisami umownymi a konfiguracją systemu IT. Kluczem do bezpieczeństwa jest staranne przygotowanie umowy o samofakturowaniu, która precyzyjnie określi tryb akceptacji dokumentów oraz zasady zarządzania uprawnieniami w KSeF. Prawidłowe wdrożenie tego mechanizmu pozwala nie tylko zachować zgodność z przepisami, ale przede wszystkim zyskać realną przewagę operacyjną.
