Praca zdalna, która zyskała na popularności w ostatnich latach, została szczegółowo uregulowana w polskim Kodeksie pracy. W artykule omówimy najważniejsze obowiązki pracodawcy w związku z wdrożeniem pracy zdalnej, a także kluczowe przepisy i zasady wynikające z ustawy o pracy zdalnej.
Praca zdalna w kodeksie pracy – najważniejsze przepisy
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzona ustawą z dnia 1 kwietnia 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 240) określa zasady pracy zdalnej. Praca zdalna to forma wykonywania obowiązków zawodowych poza siedzibą pracodawcy, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Podstawowe regulacje dotyczące pracy zdalnej:
- Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze godzin lub w sposób hybrydowy.
- Wdrożenie pracy zdalnej wymaga uzgodnienia między pracodawcą, a pracownikiem.
- Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia warunków umożliwiających efektywne wykonywanie pracy zdalnej.
Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Praca zdalna nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, które mają na celu zapewnienie zgodności z przepisami prawa oraz komfortu pracy dla pracowników. Poniżej przedstawiamy kluczowe zadania, jakie musi wypełniać pracodawca.
1. Zapewnienie narzędzi i materiałów do pracy
Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi odpowiednie narzędzia, sprzęt oraz materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, np.:
- Komputer, telefon lub inne urządzenia niezbędne do pracy.
- Dostęp do odpowiedniego oprogramowania i systemów.
- Materiały eksploatacyjne, takie jak papier czy tonery.
Alternatywnie pracownik może korzystać z własnego sprzętu, wówczas pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
2. Pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną
Zgodnie z przepisami, pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty związane z:
- Zapewnieniem pracownikowi narzędzi i materiałów do pracy.
- Instalacją, serwisem i konserwacją narzędzi pracy.
- Energią elektryczną oraz usługami telekomunikacyjnymi niezbędnym do wykonywania pracy zdalnej.
- Innych wydatków bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem
Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
3. Zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy
Pracodawca ma obowiązek zadbać o bezpieczeństwo i higienę pracy, nawet gdy jest ona wykonywana w domu pracownika. Obejmuje to:
- Przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego.
- Dostarczenie instrukcji dotyczących BHP.
- Zapewnienie, że stanowisko pracy spełnia wymagania ergonomiczne.
4. Ochrona danych osobowych
W pracy zdalnej kluczowe znaczenie ma ochrona danych osobowych i poufnych informacji firmy. Pracodawca musi:
- Wprowadzić odpowiednie procedury ochrony danych.
- Zapewnić szkolenie dla pracowników w zakresie RODO i bezpieczeństwa informacji.
- Monitorować przestrzeganie zasad ochrony danych przez pracowników.
5. Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej
Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się, co do zasady, w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Jeżeli nie zostało zawarte porozumienie, albo nie został wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z pracownikiem, a w szczególnych przypadkach przewidzianych przez ustawę w poleceniu.
Dokument określający zasady wykonywania pracy zdalnej określa w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracownika przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Praca zdalna a obowiązki pracownika
Choć praca zdalna wiąże się głównie z obowiązkami pracodawcy, pracownik również ma swoje zobowiązania, takie jak:
- Przestrzeganie zasad ustalonych odpowiednio w porozumieniu pracodawcy z zakładową organizacją związkową, regulaminie, porozumieniu z pracownikiem albo poleceniu.
- Zachowanie poufności danych i informacji firmowych.
- Utrzymanie stanowiska pracy w odpowiednich warunkach higienicznych.
Jak wdrożyć pracę zdalną w firmie?
Aby wdrożenie pracy zdalnej przebiegło sprawnie, przedsiębiorcy powinni:
- Określić zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu z pracownikiem, w oparciu o przepisy Kodeksu pracy.
- Przeprowadzić konsultacje z pracownikami lub zakładowymi organizacjami związkowymi.
- Zapewnić pracownikom odpowiednie narzędzia i materiały do pracy.
- Regularnie monitorować przestrzeganie zasad przez pracowników.
Praca zdalna przepisy – co warto wiedzieć?
Przepisy dotyczące pracy zdalnej szczegółowo regulują jej zasady, ale pozwalają na pewną elastyczność w ustalaniu szczegółów między pracodawcą, a pracownikiem. Ważne jest, aby wszystkie ustalenia były spisane w formie pisemnej, co minimalizuje ryzyko sporów.
Podsumowanie
Praca zdalna, choć wygodna dla wielu pracowników, wymaga od pracodawcy przestrzegania szeregu obowiązków, takich jak zapewnienie narzędzi, pokrycie kosztów oraz dbanie o bezpieczeństwo i higienę pracy. Dobrze przygotowany regulamin i zgodność z przepisami Kodeksu pracy to klucz do skutecznego wdrożenia tej formy pracy w firmie.
Bibliografia
- Ustawa z dnia 1 kwietnia 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. 2023 poz. 240).
