Faktura to jeden z kluczowych dokumentów w każdej firmie. Potwierdza ona sprzedaż towarów lub usług oraz stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. Zdarza się jednak, że oryginał faktury zaginie lub ulegnie zniszczeniu. W takiej sytuacji możliwe jest wystawienie duplikatu faktury. Czym dokładnie jest duplikat fv i jakie zasady obowiązują przy jego wystawianiu? Wyjaśniamy.
Czym jest duplikat faktury?
Duplikat faktury to dokument, który jest odtworzoną kopią faktury pierwotnej. Można go wystawić w sytuacji, gdy oryginał faktury uległ zniszczeniu lub zaginięciu. Przepisy nie przewidują zatem innego niż zagubienie czy zniszczenie uzasadnienia dla wniosku nabywcy o duplikat.
Zgodnie z przepisami, duplikat musi zawierać te same dane co oryginalna faktura, i może mieć dodatkowe oznaczenie – najczęściej jest to dopisek „Duplikat” oraz data jej wystawienia. W praktyce duplikat traktowany jest jak wierna kopia oryginału, posiadająca taką samą moc prawną.
Jak wystawić duplikat faktury?
Jak wystawić duplikat faktury? Proces ten jest dość prosty i nie wymaga spełnienia skomplikowanych formalności. Duplikat może wystawić zarówno podatnik jak i nabywca, pod warunkiem że posiada dane z oryginału faktury. Warto jednak, aby to podatnik zajmował się wystawieniem duplikatu – wówczas mamy pewność, że dokument jest poprawny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Wystawienie duplikatu faktury może nastąpić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Powinno ono zawierać:
- oznaczenie „Duplikat”,
- datę wystawienia duplikatu,
- pełną treść faktury pierwotnej (wszystkie dane zawarte w oryginale).
Ważne: duplikat powinien zostać dostarczony kontrahentowi w taki sam sposób, jak pierwotna faktura, czyli np. drogą elektroniczną lub pocztą.
Duplikat faktury a odliczenie VAT
Pojawia się często pytanie: duplikat faktury a odliczenie VAT – czy możliwe jest odliczenie podatku VAT na podstawie duplikatu? Odpowiedź brzmi: tak pod warunkiem, że spełnione są ogólne zasady odliczania VAT, a podatnik nie posiada oryginału faktury.
Warto pamiętać, że odliczenia dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano duplikat (pod warunkiem, że VAT z pierwotnej faktury nie został przez nabywcę rozliczony). Przepisy nie ograniczają prawa do odliczenia VAT tylko dlatego, że dokument jest duplikatem – liczy się faktyczne otrzymanie dokumentu uprawniającego do odliczenia.
Innymi słowy, duplikat w takiej sytuacji nie zmienia wcześniejszego terminu odliczenia podatku naliczonego od zakupu. W przypadku natomiast, gdy nabywca po zakupie w ogóle nie otrzymał od sprzedawcy faktury potwierdzającej wydanie towaru lub wykonanie usługi, odliczenia podatku naliczonego może dokonać z duplikatu faktury w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat lub za jeden z trzech następnych miesięcy.
Duplikat faktury a termin płatności
Kolejną ważną kwestią jest: duplikat faktury a termin płatności. Trzeba wyraźnie podkreślić, że wystawienie duplikatu nie wpływa na pierwotny termin zapłaty. Oznacza to, że obowiązek zapłaty powstaje zgodnie z datą widniejącą na oryginalnej fakturze, a nie na duplikacie.
Jeśli więc duplikat został wystawiony np. miesiąc po dacie pierwotnej faktury, termin płatności wciąż liczony jest od daty wystawienia oryginału. Duplikat pełni jedynie funkcję dokumentacyjną, nie zmieniając przy tym warunków transakcji.
Księgowanie duplikatu faktury – co warto wiedzieć?
Księgowanie duplikatu faktury powinno odbywać się w sposób analogiczny do księgowania oryginału, jednak z uwzględnieniem daty otrzymania dokumentu. Jeśli oryginał nie został wcześniej zaksięgowany z powodu jego braku, wówczas księgowanie odbywa się na podstawie daty otrzymania duplikatu.
Jeżeli natomiast faktura pierwotna została już zaksięgowana, a duplikat pełni jedynie funkcję potwierdzającą (np. w razie zaginięcia dokumentu), wówczas nie ma konieczności ponownego ujęcia jej w księgach rachunkowych.
Podsumowanie
Duplikat faktury to niezbędne narzędzie w przypadku utraty dokumentu pierwotnego. Jego wystawienie nie jest skomplikowane, a sam dokument posiada pełną moc prawną. Warto znać zasady dotyczące tego, jak wystawić duplikat faktury, oraz wiedzieć, jak traktować go pod względem odliczeń VAT, księgowania i terminów płatności. Prawidłowe posługiwanie się duplikatem pozwala uniknąć wielu problemów podatkowych i księgowych.
Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów lub masz wątpliwości związane z wystawianiem duplikatów, skontaktuj się z doradcą.
