Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie wszystkie firmy już 1 kwietnia 2026 r. Oznacza to, że zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i spółki będą musiały korzystać z systemu do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych. Jednym z kluczowych elementów przygotowań jest prawidłowe nadanie uprawnień użytkownikom.
Rodzaje uprawnień dostępnych w KSeF
Po wejściu do systemu osoba uprawniona może nadać innym użytkownikom określone role. KSeF przewiduje cztery główne typy uprawnień:
- Uprawnienia administracyjne
Uprawniają do nadawania, odbierania i zmiany wszystkich pozostałych uprawnień. To najwyższy poziom dostępu — odpowiednik roli administratora.
- Uprawnienia do wystawiania faktur
Pozwalają użytkownikowi wystawiać e-faktury w imieniu firmy, ale bez prawa zarządzania uprawnieniami
- Dostęp do faktur
Umożliwia wyłącznie przeglądanie dokumentów znajdujących się w KSeF. To najczęstsze uprawnienie przekazywane biuru rachunkowemu, które potrzebuje wglądu w faktury klienta.
- Uprawnienia do samofakturowania
Służą do wystawiania faktur w trybie samofakturowania — czyli w sytuacji, gdy fakturę w imieniu sprzedawcy wystawia nabywca (np. na podstawie umowy).
Automatyczne uprawnienia dla JDG
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają najprostszy start. Uprawnienia do korzystania z KSeF nadawane są im automatycznie, zgodnie z danymi rejestrowymi w CEIDG.
Aby rozpocząć pracę w systemie, wystarczy:
- zalogować się Profilem Zaufanym, albo
- skorzystać z podpisu kwalifikowanego.
Przeczytaj więcej o samym obowiązku korzystania z KSeF
Spółki i inne podmioty:
W przypadku podmiotów wpisanych do KRS — takich jak spółki z o.o., spółki akcyjne czy komandytowe — konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie osoby uprawnionej do nadawania dostępu.
Służy do tego formularz ZAW-FA, składany do urzędu skarbowego.
Warto wiedzieć, że:
- w druku ZAW-FA można wskazać jedynie jedną osobę, która uzyska prawo do pierwszego zalogowania się w KSeF.
- osoba ta, po wejściu do systemu, może nadawać dalsze uprawnienia – np. członkom zarządu, pracownikom lub księgowym.
Podsumowanie
Wprowadzenie KSeF to duża zmiana, ale też szansa na usprawnienie procesów księgowych i większe bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Aby uniknąć problemów w 2026 r., warto przygotować firmę już teraz.
Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorców w przygotowaniach do wdrożenia KSeF. Organizujemy szkolenia grupowe i indywidualne – również z możliwością dojazdu do klienta. Prowadzimy także doraźne konsultacje w kwestiach problematycznych oraz pomagamy w praktycznym dostosowaniu procedur księgowych i organizacyjnych do nowych wymogów.
